Wie wir in nur einem Tag Remote Arbeit eingeführt haben
Als wir die Entscheidung treffen mussten Remote Arbeit einzuführen, hat uns vor allem unsere technische Infrastruktur gerettet. Obwohl Home Office bei uns eher die Ausnahme als die Regel war, haben wir von Anfang an die Maxime gehabt, jederzeit von jedem Ort arbeiten zu können.
Dadurch waren die Strukturen für Remote Arbeit bei 2id8 stets vorhanden und der technische Umstieg ein Kinderspiel. Welche Dienste und Technologien wir einsetzen und wie diese uns bei der Remote Arbeit unterstützen, haben wir Euch in diesem Praxistipp zusammengefasst.
Sipgate
Unser größter Vorteil in der Umstellung auf Remote Arbeit war zweifelsfrei die Nutzung von Sipgate. Sipgate ist ein Anbieter für VoIP Telefonanlagen. Die ganze Verwaltung findet über das Sipgate Portal auf deren Webseite statt und unsere Telefone verbinden sich über das Internet mit der Telefonanlage. So können wir jederzeit Anrufe annehmen und durchstellen, ohne an einen festen Ort gebunden zu sein.
Mehr zu Sipgate, erfahrt ihr hier: https://www.sipgate.de/
Slack
Arbeitet man Remote, verliert man leider auch den Flurfunk. Kleine Rückfragen und der Austausch über Fachthemen lassen sich nicht mehr an der Kaffeemaschine erledigen. Um stets im Austausch zu bleiben, unsere Fragen zu klären und auch Kurioses zu teilen, arbeiten wir mit Slack. Slack hat uns geholfen die interne Kommunikation per E-Mail komplett einzustellen und im stetigen Austausch zu bleiben.
Wenn ihr einen Teammessenger wie z.B. Slack einsetzt, versucht grundsätzlich in den öffentlichen Kanälen zu kommunizieren. So macht ihr eure Arbeit transparent und für jeden im Team nachvollziehbar. Das hilft ungemein für das gegenseitige Verständnis, wenn man nicht mehr im Büro zusammen sitzt.
Neben Slack gibt es noch andere Teammessenger Anbieter, wie z.B. Microsoft Teams oder Discord. Wir haben uns damals für Slack entschieden, weil es zu dem Zeitpunkt keine ernsten Alternativen gab. Seitdem ist Slack nicht mehr aus unserer Arbeit wegzudenken.
Mehr zu Slack, erfahrt ihr hier: https://slack.com/
Zoom
Gemeinsame Meetings für Brainstormings oder Besprechungen fallen besonders schwer in einem Remote Team. Auch wenn Videokonferenzen ein persönliches Treffen nicht ersetzen können, erleichtern sie die Zusammenarbeit im Remote Team.
Wir haben viele Lösungen ausprobiert und haben mit Zoom einfach die besten Erfahrungen gemacht. Das Preismodell ist für uns sehr attraktiv, die Übertragung höchst zuverlässig und das OnBoarding besonders einfach. Als Zoom Nutzer erstellt man einfach ein Meeting und erhält einen Link für die Teilnahme. In der Regel reicht es, den Link im Team oder mit dem Kunden zu teilen. Die Teilnahme über den Meeting Link ist dann selbsterklärend.
Mit Zoom lassen sich mehrstündige Remote Workshops genauso gut durchführen wie z.B. 1:1 Gespräche.
Mehr zu Zoom, erfahrt ihr hier: https://zoom.us/
Miro
Wer einen 2id8 Workshop erlebt hat, weiß wie gerne wir Workshop Ergebnisse gemeinsam an einer großen Wand erarbeiten. Um auch im Remote Team nicht auf unsere „Konzeptwände“ zu verzichten, setzen wir auf Miro. Miro ist quasi ein digitales Whiteboard für Mindmaps, PostIts aber auch Bilder und Skizzen.
War es am Anfang sehr gewöhnungsbedürftig mit Miro zu arbeiten, so hat sich mittlerweile ein großer Vorteil herauskristallisiert! Alle Boards in Miro lassen sich speichern, ergänzen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen. Das geht mit unseren analogen Whiteboards nicht. Wir sagen nur Fotoprotokolle Adieu!
Miro hat uns in der Performance sehr überzeugt. Leider sind das Bedienkonzept und die Icons nicht immer selbsterklärend für die Teilnehmer.
Mehr zu Miro, erfahrt ihr hier: https://miro.com/
Synology Cloudstation
Damit wir dezentral auf unsere Daten zugreifen können, findet unsere Dateiverwaltung auf einem NAS (Network Attached Storage) statt. Ein NAS ist nichts anderes als Festplatten, die über ein Netzwerk verfügbar sind.
Hier hatte uns Synology mit ihren Produkten überzeugt. Wir setzen für laufende Projekte die Synology Cloudstation ein. Cloudstation ist ein Programm, welches lokale Dateien über das Internet mit den Dateien auf dem NAS System synchronisiert.
Damit ist gewährleistet, dass man auch ohne Internetzugriff auf die Daten lokal zugreifen kann. Sobald man wieder mit dem Internet verbunden ist, werden die Dateien auf dem NAS synchronisiert. Ohne die Synology Cloudstation müssten wir unsere Daten aus der Hand geben und auf Dienste, wie z.B. Google Drive oder Dropbox, zurückgreifen.
Mehr zu Synology, erfahrt ihr hier: https://www.synology.com
Fazit
Unsere digitalen Strukturen und Lösungen ermöglichen uns erst die Arbeit im Remote Team. Jedoch reichen diese ganzen Werkzeuge für eine gute Zusammenarbeit nicht aus.
Remote Teams erfordern eine besondere Kultur des Zusammenarbeitens und nicht zuletzt auch ein anderes Mindset. Micro Management, Kontrollzwänge und Mißtrauen sind schon im Büro ein Hindernis – spätestens im Remote Team sollte man sich davon verabschieden.
Alle, die sich gerade mit dem Mindset beschäftigen wollen, empfehlen wir das Buch „Remote“ von Jason Fried.
Wenn ihr Fragen habt, Unterstützung sucht oder einen guten Tipp für die Remote Arbeit habt, schreibt uns eine E-Mail an hello@2id8.de.
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